Training Coordinator (Arabic speakeing only) Job at Peoplique, Washington DC

SXUrT3dJRGhkYWxBRS9id0lpQUJhVU92YkE9PQ==
  • Peoplique
  • Washington DC

Job Description

English Below

المهام والمسؤوليات

  1. التواجد في القاعة أثناء انعقاد البرامج التدريبية المختلفة للتأكد من سيرها بشكل سلس من الناحية العلمية والإدارية واللوجستية، وحل أي مشكلات يمكن أن تحصل خلال العملية التدريبية.
  2. التواصل والتنسيق مع جميع الجهات التي لها علاقة بالعملية التدريبية لضمان انعقاد البرامج التدريبية بالطريقة المثلى، وتشمل: -المدربون: التأكيد معهم على المواعيد والأماكن، والترتيبات اللوجستية من أجهزة عرض وقرطاسية، ومتابعة التزامهم وكفاءتهم خلال التدريب، وتسليم مستحقاتهم المالية مع ايصالات الدفع المطلوبة، وغيرها. -المسؤولون على القاعات التدريبية: التأكيد على المواعيد، والترتيبات اللوجستية والأدوات السمعية والبصرية، والقرطاسية، والطعام والشراب، وعمليات الدفع، وغيرها. -المتدربون: التأكيد معهم على مكان وموعد انعقاد البرنامج، وطريقة الوصول للقاعة، وأوقات الاستراحات، واستلام الدفع النقدي ان وجد، وتحرير ايصالات قبض، ومتابعة إتمام الدفع الالكتروني ان وجد، وتسليم الشهادات، وغيرها. -الموردون: التواصل والتنسيق بخصوص مجالات التعاون، واستلام وتسليم المشتريات والمطبوعات والمواد والأدوات، وجلب العينات، ومتابعة سداد الفواتير، وغيرها. -الشركات والمؤسسات: التواصل والتنسيق بخصوص أعداد وأسماء المتدربين، وأماكن وأقات انعقاد البرامج، وإصدار فواتير ان تطلب الأمر، ومتابعة إتمام عمليات الدفع، وغيرها.
  3. التواصل المستمر مع المدربين والمتدربين بشكل خطي وشفهي لضمان الإجابة عن استفساراتهم والتأكد من تعبئتهم للنماذج التدريبية طوال فترة التدريب، وتدوين ونقل أي ملاحظات للمدير التنفيذي لتحسين العملية التدريبية.
  4. رفع بيانات وسجلات البرامج التدريبية والمدربين والمتدربين على النظام المعمول به على الانترنت وتحديثه بشكل مستمر.
  5. توثيق كل برنامج تدريبي بالصور والفيديو مع مراعاة سياسات الخصوصية للمتدربين والمدربين وموظفي المركز.
  6. التأكد من أن عمليات التصميم والطباعة لكل برنامج تدريبي تسير وفقا للجودة المطلوبة والوقت المناسب، بما فيها المواد والحقائب التدريبية، والنماذج اليومية والأسبوعية المستخدمة، والشهادات التدريبية.

Duties and responsibilities

  1. Oversee all aspects of training programs, ensuring seamless operations from scientific, administrative, and logistical perspectives. Proactively resolve any issues that may arise during training sessions .
  2. Liaise and coordinate with various stakeholders involved in the training process, including : -Trainers: Confirm scheduling, logistical arrangements, and ensure adherence to quality standards. Facilitate financial transactions promptly . -Venue /Event Managers: Coordinate appointments, logistics, and payments to ensure a conducive training environment . -Trainees: Provide clear communication on program details, logistics, and payment procedures. Administer certificates upon completion . -Suppliers: Coordinate collaborations, manage deliveries, and ensure timely payments . -Partner Companies and Institutions: Coordinate participant details, invoicing, and payment processes .
  3. Maintain ongoing communication with trainers and trainees, addressing inquiries promptly and ensuring completion of required documentation. Collate feedback for process improvement .
  4. Manage the uploading and continuous updating of training program data and participant records on the relevant online platforms .
  5. Document training sessions through photography and videography, adhering to privacy regulations .
  6. Oversee the design and printing of training materials, ensuring quality and timely delivery .

Requirements

English Below

متطلبات شغل الوظيفة

  • الكتابة والتحدث بالعربية والانجليزية.
  • خبرة سابقة لثلاث سنوات، ويفضل في التدريب أو إدارة الفعاليات .
  • مهارات اتصال كتابية وشفوية بشكل ممتاز .
  • مهارات تنظيمية وقدرة عالية على إدارة الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية .
  • الحرص على الدقة في الجدولة والتوثيق .
  • القدرة على توقع التحديات المحتملة ومعالجتها أثناء البرامج التدريبية، بالإضافة إلى استكشاف المشكلات وإصلاحها عند ظهورها .
  • القدرة على العمل بشكل جماعي مع فريق المركز الداخلي والمتدربين والشركاء الخارجيين والموردين ومزودي الخدمات المختلفين .
  • إجادة العمل على الكمبيوتر ومنصات الإنترنت والأدوات الرقمية لإدارة البيانات وتحديث مواقع الويب وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي .
  • اهتمام ملحوظ وخبرة في خدمة العملاء ورضا المتدربين المشاركين.
  • Ability to write and speak in Arabic and English.
  • Previous coordination experience required, ideally in training or events.
  • Excellent written and verbal communication skills are essential.
  • Strong organizational and time management skills are necessary to manage multiple tasks simultaneously, prioritize effectively, and meet deadlines.
  • Keen eye for accuracy in scheduling and documentation.
  • Ability to anticipate and address potential challenges during training programs, as well as to troubleshoot issues as they arise.
  • The capacity to work collaboratively with internal teams, external partners, and vendors is crucial .
  • Proficiency in online platforms and digital tools for data management, website updating, and social media management .
  • A strong focus on customer service and participant satisfaction.

Job Tags

Temporary work, Traineeship,

Similar Jobs

Heavy Haul Transport Inc

Dedicated and OTR Owner Operator - CDL A Job at Heavy Haul Transport Inc

 ...versatility with positions suitable for most truck drivers. Dedicated runs, Over the road, Dry Van and Flatbed. On top of that, we...  ...Job Description: We are currently looking for Class A CDL Owner Operators and Fleet Owners for OTR and Dedicated positions. Dry Van and... 

PrimeLine Utility Services

Pipe Welder Job at PrimeLine Utility Services

Pipe WelderQualified candidates must coordinate and complete welding, construction and maintenance tasks as part of a pipeline crew and must be willing to travel. DOT operational qualifications are required for working and welding on pipelines. Must be able to perform... 

Brooksource

Digital Solution (AWS) Architect II Job at Brooksource

 ...Digital Solution Architecture within Digital IT organization, you...  ...with a small team of Solution architects, designing technology approaches...  ...individuals at multiple levels, encouraging the establishment...  ...delivering applications using AWS, Azure, SaaS Architecting... 

Vista Meadows

Data entry and customer service representatives Job at Vista Meadows

We're looking for folks nationwide who are great at data entry, typing and customer service representatives. We offer a flexible work from home remote position that allows you to stay home with the family! The pay range is flexible from $25/ph to $41/ph Employment Type... 

Wood PLC

Lead Process Engineer - Offshore Brownfield Asset Retirement Job at Wood PLC

JOB DESCRIPTION Wood isa global engineering and construction firm dedicated to providing innovative and sustainable solutions to our clients in the oil and gas industry. With a focus on safety, efficiency, and environmental stewardship, we pride ourselves on delivering...